Zu einer nachhaltigen und transparenten Buchhaltung leistet die E-Rechnung einen effizienten Beitrag. Bereits mit Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist die E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber seit November 2020 deutschlandweit verpflichtend. Am 01.01.2025 weitet sich die E-Rechnungspflicht mit Inkrafttreten der Neuregelung aus dem Wachstumschancengesetz für Unternehmen im B2B-Bereich aus.
Rechtliche Grundlagen
Das bedeutet zusammengefasst:
- Ab dem 01.01.2025 haben elektronische Rechnungen Vorrang vor Papier- und PDF-Rechnungen, sofern sie in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegen und automatisiert verarbeitet werden können. Papier- und PDF-Rechnungen sowie Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (EDI) gelten ab diesem Datum nur noch als „sonstige Rechnungen“. Diese Formate bedürfen der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Daraus ergibt sich für Unternehmen die Notwendigkeit, elektronische Rechnungen ab dem 01.01.2025 empfangen, verarbeiten und archivieren zu können.
- Die Pflicht, Rechnungen in E-Rechnungsformat auszustellen, beginnt erst am 01.01.2027. Für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr weniger als 800.000 EUR betragen hat, erweitert sich die Übergangsphase bis zum 31.12.2027.
- Bisherige EDI-Verfahren, die nicht der EN 16931 entsprechen, dürfen noch bis zum 31.12.2027 verwendet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Ab dem 01.01.2028 müssen alle Rechnungen in einem elektronischen Format ausgestellt werden.
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen (unter 250,00 EUR) nach §33 UStDV und Fahrausweise. Auch Endkundenrechnungen (B2C) sind nicht von der Regelung betroffen.
Standardformate
Im Kern geht es darum, Rechnungen in den Standards XRechnung oder ZUGPFerD empfangen, verarbeiten und versenden zu können.
- Der Standard XRechnung basiert auf einem XML-Format mit strukturierten Rechnungsinformationen
- Der Standard ZUGPFerD ist ein hybrides Format mit Rechnungsinformationen als XML und Rechnungsbild als PDF
Allgemeine Voraussetzungen für die Nutzung von E-Rechnungen
Entscheidend für die Nutzung des E-Rechnungsformates ist die Pflege der Stammdaten im System, da nur so eine korrekte Zuordnung der relevanten Rechnungsdaten erfolgen kann.
Das betrifft insbesondere die eindeutige Zuordnung der:
- Geschäftspartnernummern über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) oder die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland oder die PEPPOL-ID bei Übertragung per PEPPOL Netzwerk
- Artikelstammdaten über die Geschäftspartnerkatalognummern und zusätzlich die Angabe der GTIN und/oder der Zoll- bzw. Warentarifnummer
- Belegarten, Mengen- und Maßeinheiten, Länder- und Währungscodes. Die Schemacodes für GLN und Tarifnummern richten sich nach den PEPPOL BIS Billing 3.0 Codetabellen.
Technische Voraussetzungen in SAP Business One
Um die technischen Voraussetzungen für das Erstellen und Verarbeiten von elektronischen Dokumenten in SAP Business One realisieren zu können, müssen die folgenden, in der Lösung kostenlos vorhandenen Module, installiert und eingerichtet werden:
- Integration Framework (B1if)
- Electronic Document Service (EDS)
- Electronic File Manager (EFM).
Darüber hinaus müssen einige Systemeinstellungen vorgenommen bzw. angepasst werden (Neue Nummernkreise für elektronische Belege, Aktivierung des PEPPOL Protokolls usw.).
Bei der Nutzung von älteren SAP Business One Versionen kann ein Update auf die aktuelle Version erforderlich sein. Dies muss im Einzelfall mit Ihnen abgestimmt werden.
Zusatzmodul CIB-XRechnung
Wir haben ein Zusatzmodul entwickelt, dass Sie bei der Erstellung und Versendung von E-Rechnungen im Format XRechnung unterstützt und diese im Hintergrund vollautomatisch versendet.
Fazit
Im B2B-Umfeld müssen Sie ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen und einspielen, sowie spätestens ab 2027 auch ausstellen können. Die E-Rechnung bildet die Grundlage für ein nationales bzw. grenzüberschreitendes Meldesystem, welches im nächsten Schritt von der EU etabliert werden soll. Perspektivisch wird auch der Einsatz von KI im Zusammenhang mit dem E-Rechnungsverfahren innovative Automatismen in das Finanzwesen der Unternehmen einkehren lassen können.
Gern unterstützen wir Sie bei der Installation und Einrichtung Ihres Systems für die Nutzung von E-Rechnungen. Darüber hinaus bieten wir Ihnen Schulungen und Workshops für Ihre Mitarbeiter an, um vor allem die notwendige Stammdatenpflege effektiv vornehmen zu können.
Für weitere Fragen rund um die Handhabung der E-Rechnung in SAP Business One stehen wir Ihnen, wie gewohnt, zur Verfügung. Eine detaillierte Anleitung und weitere Informationen zum Thema finden Sie hier.
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